Behandling af persondata i tilknytning til dit skoleforløb 
Svendborg Søfartsskole, Overgade 6, 5700 Svendborg, CVR nr. 64305018 er dataansvarlig for  behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig. Du kan kontakte os på tlf.: +45 62 21 04 48, e-mail: info@svesoef.dk vedrørende henvendelser om persondata.  

Behandlingen af dine personoplysninger 
Under uddannelsesforløbet behandler vi en række oplysninger om dig med henblik på at opfylde  uddannelsesaftalen (iht. databeskyttelsesforordningens art. 6, 1, b) samt sikre, at vi lever op til lovgivningsmæssige krav og arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser (iht.  databeskyttelsesforordningens art. 6, 1, c og art. 9, 2, b). I visse tilfælde vil vi indhente dit  samtykke til den konkrete behandling af dine personoplysninger (iht.   databeskyttelsesforordningens art. 6, 1, a).  

Dette gælder følgende oplysninger: 

  • ID-oplysninger, navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • CPR-nr. 
  • Sundhedsattest (blå bog) 
  • Spørgsmål angående din fysiske og mentale tilstand og dåbsattest (ansøgningsprocessen) • Uddannelsesbeviser fra tidligere uddannelsesforløb  
  • Skriftlige opgaver undervejs i uddannelsesforløbet herunder med tilhørende karakterer og  eksamensbeviser 
  • Elevnr. 
  • Timeregistrering 
  • Nationalitet 
  • Elevbilleder 
  • Noter i forbindelse med evaluering  

Ovenstående oplysninger behandles bl.a. for at overholde forpligtelser iht. bekendtgørelse om  prøver i de maritime uddannelser, bekendtgørelse om den grundlæggende maritime uddannelse, bekendtgørelse om kvalifikationskrav til søfarende, fiskere om sønærings- og  kvalifikationsbeviser og databeskyttelsesloven. 

Legitime interesser:  
Vi behandler desuden dine oplysninger med hjemmel i en række legitime interesser (iht.  databeskyttelsesforordningens art. 6, 1, f – interesseafvejningsregel). Disse legitime interesser er  bl.a. behandling af kontaktoplysninger på pårørende i relation til eleverne. Behandlingen af disse  kontaktoplysninger tilgodeser hensynet til eleverne i tilfælde af, at eleverne skulle komme til  skade eller lignende under uddannelsesforløbet. Herudover indsamles en række oplysninger om  eleverne i ansøgningsprocessen med det formål at forberede eleverne på kommende  sikkerhedsprocedurer (bl.a. brandsikkerhed), integration samt indkvartering hos Svendborg  Søfartsskole. 

Opbevaring og sletning 
Dine personoplysninger opbevares alene så længe dette er nødvendigt til opfyldelse af de formål,  hvortil personoplysningerne er indsamlet. 

Vi opbevarer de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, i 30 år efter eksamens eller  prøvens afslutning i henhold til bekendtgørelse om prøver i de maritime uddannelser.  Evalueringsnotater opbevares i minimum 2 år.  

Ansøgningsskemaet vil blive tilbageleveret til dig ved uddannelsesforløbets afslutning. Svendborg Søfartsskole er desuden forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale i 5 år plus  indeværende regnskabsår i henhold til bogføringsloven. Her vil oplysninger om dig fremgå som dokumentation. 
Yderligere dokumenter med personoplysninger om dig slettes umiddelbart efter  uddannelsesforløbets ophør.  

Andre modtagere, der kan behandle dine personoplysninger 
Under uddannelsesforløbet kan vi videregive eller overlade dine personoplysninger til følgende  modtagere:  

  • Offentlige myndigheder, herunder Uddannelses- og Forskningsministeriet,  Søfartsstyrelsen og SU-styrelsen 
  • Uddannelsesinstitutioner 
  • Sociale medier, herunder Facebook 
  • IT-leverandører som udfører en række opgaver på vegne af Søfartsskolen. Der vil være  tale om adgang til dine personoplysninger i forbindelse med vedligeholdelse af IT systemer samt udbyder af løsning til håndtering af e-mails. Herudover videregives  oplysninger til Showbie Inc i forbindelse med elektronisk feedback på undervisningen.  • ISPS Havnesikring 
  • Revisionsselskab 

Overførsel til modtagere i tredjelande:  
Vi anvender følgende nedenstående internationale organisationer til at håndtere og administrere  dine personoplysninger. Her kan der være sandsynlighed for, at dine personoplysninger overføres  til modtagere uden for EU/EØS, herunder bl.a. USA. Organisationerne har tilsluttet sig EU-US  Privacy Shield, udarbejdet BCR (bindende virksomhedsregler) og anvendt EU-Kommissionens  standardkontrakter for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ved en evt. overførsel: 

  • Vi anvender Ernst & Young P/S (EY) som revisionsselskab. EY har tilsluttet sig EU-US  Privacy Shield aftalen og udarbejdet BCR (bindende virksomhedsregler). 
    EY Privacy Shield certifikat kan findes her:
    https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNCmAAO&status=Active 
  • I forbindelse med undervisningen på Søfartsskolen har vi anvendt app’en Socrative til at  håndtere din feedback på undervisningen. Socrative ejes og administreres af Showbie Inc. Showbie Inc har tilsluttet sig EU-US Privacy Shield og anvender EU-Kommissionens  standardkontrakter.  
    Showbie Inc Privacy Shield certifikat kan findes her:  
    https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008R7RAAU&status=Active 
  • Med dit udtrykkelige samtykke ønsker vi i visse tilfælde at offentliggøre billeder af dig på sociale medier, herunder Facebook. Facebook har tilsluttet EU-US Privacy Shield og  anvender EU-Kommissionens standardkontrakter. 
    Facebook Privacy Shield certifikat kan findes her:  
    https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active 
  • I forbindelse med håndtering af e-mails anvender vi Microsoft Office 365. Microsoft har  tilsluttet EU-US Privacy Shield og anvender EU-Kommissionens standardkontrakter. 
    Microsoft Privacy Shield certifikat kan findes her:  
    https://www.privacyshield.gov/participant id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active 

Dine rettigheder 
Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række  rettigheder.  

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.  

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere  oplysninger.  

Ret til berigtigelse 

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.  

Ret til sletning 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores  almindelige generelle sletning indtræffer.  

Ret til begrænsning af behandling 

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har  ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra  opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende  eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.  

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine  personoplysninger.  

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) 

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt  anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig  til en anden uden hindring. 

Klage til Datatilsynet 
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du  finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.